Sedíte ve své kanceláři, projiždíte tabulky s provozními náklady a máte pocit, že je všechno v relativním pořádku. Faktury za energie se platí, úklidovka funguje, odpad se přece tak nějak třídí a lidé mají ke své práci vše, co potřebují. Jenže pod tímto zdánlivě klidným povrchem moderních kancelářích se skrývá černá díra na peníze.
Většina firem totiž vůbec netuší, kolik peněz jim doslova protéká mezi prsty kvůli neefektivnímu provozu. Skryté plýtvání zdroji se stalo standardem, který nikdo nezpochybňuje. Proč? Protože facility management často bere provozní data jako neměnný fakt, nikoliv jako oblast, kterou je možné aktivně řídit a optimalizovat.
Pojďme si posvítit na konkrétní místa, kde vaše firma každý den zbytečně ztrácí peníze, a jak z toho ven.
Skrytá místa, kde firmy přicházejí o peníze
- Past jménem „koš u každého stolu“
Začneme tou nejviditelnější absurditou. Podívejte se pod stoly svých zaměstnanců. Co tam vidíte? Pravděpodobně malé plastové koše na směsný odpad.
Proč je to chyba: Když mají lidé koš přímo u nohou, jejich motivace vstát a jít něco vytřídit klesá k nule. Všechno – od ohryzku od jablka přes plastový kelímek až po papírové kapesníky – končí v jednom pytli.
Finanční dopad: Firma pak platí za odvoz drahého směsného komunálního odpadu, který většinou končí na skládkách. Navíc úklidová firma tráví desítky placených hodin týdně tím, že obchází stovky jednotlivých košů, mění v nich pytle (které jsou často poloprázdné).
Příklad z praxe: Správným nastavením odpadového konceptu, odebráním košů od stolů a zavedením centrálních třídicích hnízd na chodbách dokázal Domov Sulická ušetřit 27 000 Kč ročně jen na poplatcích a materiálu za odpady. (Zdroj: Výsledná zpráva odpadového hospodářství Domov Sulická by CIRA Advisory s.r.o.) v rámci spolupráce Domov Sulická
- Náklady na energie a vodu: Neviditelné litry a stupně
Spotřeba energie v kanceláři je kapitolou sama o sobě. Věděli jste, že až 60 % evropských kancelářských prostor zeje během pracovních hodin prázdnotou? Přesto se v nich nonstop svítí, topí nebo klimatizuje na plný výkon.
Provozní slepota: Voda se bere jako samozřejmost. Přitom staré WC mísy nebo chybějící perlátory na bateriích v kuchyňkách a na toaletách generují obrovské ztráty.
Příklad z praxe: Developer CTP ve svém Spielberk Office Center ukázal, že prostá instalace perlátorů, dvoučinného splachování a filtrů na pitnou vodu dokáže snížit spotřebu vody na zaměstnance až o 23 %, což v celkovém ročním vyúčtování budovy generuje obrovské úspory. U energií navíc platí jednoduchá matematika: snížení teploty o pouhý 1 °C znamená úsporu cca 6 % tepla. (Zdroj: Výsledná zpráva cirkulární kanceláře CTP by CIRA Advisory .sr.o.)
- Nákupy a gastro: Jednorázová kultura a tiskové šílenství
Kolik tiskáren, tonerů, kancelářských stolů nebo firemní elektroniky nakupujete jako úplně nové zboží a jak často jsou používané?
Většině firem zcela chybí možnost repase, recyklace nebo sdílení IT techniky. Vyřazená elektronika končí ve skladech, místo aby byla repasována nebo vrácena do oběhu.
A co kuchyňky? Neustálé nákupy balené vody, jednorázových kapslí do kávovarů nebo cateringy na eventy plné jednorázových plastů. To všechno jsou položky, které facility manažeři sčítají do kolonky „běžné výdaje“, přestože by mohly být díky cirkulárnímu zadávání poloviční. Jen přechod z papírových ručníků na moderní sušáky dokáže jedné budově ušetřit až 40 000 Kč ročně (Zdroj: CIRA Advisory s.r.o.).
Proč se to ve firmách neřeší?
Pokud jsou úspory ve firmě takto snadno dosažitelné, proč je většina back office manažerů přehlíží? Důvody jsou většinou tři:
- Absence strategického vyhodnocování dat.
Klienti data o energiích a odpadech často mají (už jen kvůli legislativě), ale berou je jen jako úřední fakt. Neřídí je, neoptimalizují je.
- Strach z interní revoluce.
„Když lidem sebereme koše od stolů, facility nebo ESG tým tady ukamenují.“ To je nejčastější obava. Změna návyků zaměstnanců bolí. Proto každá optimalizace provozu musí jít ruku v ruce s kontinuální osvětou a interní komunikací.
- Mýtus, že udržitelnost je drahá.
Mnoho manažerů si pod pojmem „zelená kancelář“ představí drahé solární panely nebo designový nábytek z recyklovaného plastu. Cirkulární provoz je přitom v první řadě o redukci a chytrém managementu – tedy o tom, jak platit méně za to, co skutečně spotřebujeme.
Chcete vědět, kde přesně utíkají peníze vaší firmě?
V CIRAA propojujeme byznys s přírodou. Pomůžeme vám detailně zanalyzovat vaše facility data, navrhneme konkrétní optimalizaci provozu a provedeme vaše zaměstnance celou změnou bezbolestně.
Optimalizace provozu krok za krokem. Jak začít?
Udělat z neefektivní kanceláře udržitelný a úsporný prostor netrvá roky. Obvykle to zabere 3 až 6 měsíců a celý proces spočívá ve sjednocení dat a pohledu na budovu jako na jeden živý organismus.
- Sběr dat a osobní audit – Musíme nejdřív zjistit, kolik odpadu skutečně vyprodukujete, jaké máte smlouvy s dodavateli energií a jaké jsou reálné nároky zaměstnanců.
- Návrh opatření na míru – Každá firma je unikát. Někde se zaměříme na finanční úspory facility dat, jinde vytvoříme manuál pro udržitelné eventy nebo nákupní oddělení.
- Implementace a zapojení lidí – Přetvoříme chaos v kuchyňkách a na chodbách, sjednotíme infografiky a hlavně pomůžeme vysvětlit zaměstnancům, proč to děláme. Výsledkem není jen nižší faktura za energie, ale i prokazatelná data pro vaše ESG reporty.
Neefektivní provoz kanceláře vás stojí peníze každou minutu, kdy necháváte věci v zajetých kolejích. Přitom stačí změnit úhel pohledu.